آیا قصد حضور در نمایشگاه داخلی و یا خارجی را دارید؟ بهتر است قبل از هر اقدامی با باید و نبایدهای قرارداد غرفه نمایشگاهی آشنا شوید. در این صورت پول خود را در جای درستی هزینه می کنید. و مهم تر از آن، خدمات و کالاهای خود را به بهترین شکل ممکن ارائه می دهید.
با سایت ایده سازان دهناد، پیشرو در صنعت غرفه سازی و ساخت غرفه نمایشگاهی همراه شوید تا درباره شرایط اجاره و یا عقد قرارداد غرفه نمایشگاهی اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار دهیم.
قبلاز شروع نمایشگاه و بستن هرگونه قرارداد غرفه نمایشگاهی به سالن برگزاری نمایشگاه بروید و غرفه و سالن های نمایشگاه را از نزدیک ببینید. سعی کنید مناسب با حرفه ی خود، غرفه ی مورد نیاز خود را انتخاب کنید. این کار به شما کمک میکند تا در روز تحویل غرفه های نمایشگاه غافلگیر نشوید. چرا که ممکن است غرفه ای که به شما تحویل داده می شود با آنچه که روی نقشه و کاغذ دیده اید تفاوت بسیاری داشته باشد. و یا از نظر تجهیزات دارای مشکلات و یا کمبودهای زیادی باشد.
وقتی شما از قبل غرفه ی خود یا حتی سالن و امکانات کلی را بازدید میکنید باعث میشود دید بهتری نسبت به غرفه و امکانات خود به دست بیاورید.
البته مسئولان برگزاری نمایشگاه یک یا دو روز قبل از روز برگزاری نمایشگاه غرفه را در اختیار شرکتها و شرکتکنندگان قرار میدهند. اگر شما در این زمان کم نتوانید مسائل غرفه ی خود را هموار کنید ممکن است مشکلات زیادی بر سر راه شما قرار بگیرد. پس اگر یک هفته یا ده روز قبل از برگزاری نمایشگاه به محل نمایشگاه بروید و از غرفه مورد نظر خود یا از فضای کلی و سالن ها بازدید کنید به خوبی میتوانید امکانات و کمبودهای موجود را ببینید. در این صورت دید بسیار مناسبی از آنچه که در ذهن خود دارید و آنچه که موجود هست به دست می آورید. در نتیجه فرصت مناسبی دارید تا فاصله ی بین این دو را کم کنید.
برای مثال شما قصد دارید در غرفه ی خود پروژکتورها و صفحه نمایشی را نصب کنید. اگر تنها دو روز قبل از برگزاری نمایشگاه به محل غرفه خود بروید ممکن است متوجه شوید که دیواره ی غرفه شما از جنس کاغذ یا پلاستیکی بسیار نازک است و تحمل وزن یک صفحه نمایش را ندارد. در این زمان کم شما نه میتوانید مشکل خود را حل کنید و نه میتوانید قرارداد خود را فسخ یا خسارتی از این بابت بگیرید.
پس اگر شما قبل از عقد قرارداد غرفه نمایشگاهی از نمایشگاه و غرفه مورد نظر خود دیدن کردید و آن محل را به تصورات خود نزدیک دیدید! میتوانید با خیال راحت پای میز قرارداد بروید و قرارداد خود را با خیالی آسوده امضاء کنید. بدون آنکه نگران مشکلات اجرایی خود باشید .
اما توجه کنید که همیشه این امکان وجود ندارد و گاهی نمایشگاه در کشور یا شهری دیگر برگزار خواهد شد و ناچارید برای تعدیل هزینه ها از این مورد چشم بپوشید.
قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاه حتما از مختصات، شماره و موقعیت جغرافیایی غرفه خود اطمینان حاصل کنید. ممکن است مسئولان یا کارگران بخش شمارهگذاری دچار بیدقتی شده و دو غرفه را به یک شماره ثبت کنند. و یا حتی به دلیل چاپ و کپی بی کیفیت شماره ها کمرنگ و شبیه به هم چاپ شوند.
حتما یک برشور و نقشه ی چاپی با کیفیت را از شرکت بخواهید و علاوه بر این در لیست و در نقشهای که به شما ارائه میشود غرفه خود را در ردیفی که انتخاب کردهاید بررسی کنید.
پس از مراحل بالا شما حتی میتوانید از امتیاز رزرو کردن غرفه استفاده کنید. چرا که در برگزاری نمایشگاه شرکتها و متصدیان بسیاری دخیل هستند و ممکن است در لحظهای که شما یک غرفه را انتخاب میکنید تا بستن قرارداد و لحظه پرداخت یک فاصله ی زمانی قرار بگیرد.
در این فاصله شخص دیگری غرفه ی مورد نظر شما را انتخاب کند و در شرکت دیگری آن غرفه به نام آن شرکت ثبت شود. بنابراین شما میتوانید قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاه و هنگامیکه از تصمیم خود مطمئن بودید از شرکت طرف قرارداد خود بخواهید تا با یک تماس با متصدیان نمایشگاه، غرفه ی شما را رزرو کنند و سپس با خیالی آسوده به بستن قرارداد بپردازید.
قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاه با شرکتی که طرف مقابل شماست صحبت کنید تا در مورد مسئله ی مالی به شفافیت کامل دست پیدا کنید. چرا که گاهی هزینههایی اضافه بر سازمان روی مبلغ قرارداد شما تاثیر میگذارد. برای مثال هزینههایی همچون مالیات، هزینه برق اضافه هزینه ایابوذهاب و حمل و نقل، هزینه های اجاره ی میز و صندلیهای اضافه و …
شما میتوانید با چند سوال ساده و کلی دید نسبتاً روشنی نسبت به هزینه نهایی خود بدست بیاورید و در روز پایانی نمایشگاه از صورتحساب خود شوکه نشوید.
با طراحان و متصدیان نمایشگاه قبل از بستن قرارداد طراحی غرفه نمایشگاهی صحبت کنید. ایده ی ذهنی خود را کاملاً به آنها انتقال دهید و در مورد این که منظور شما را به درستی متوجه شدهاند اطمینان حاصل کنید.
میتوانید از مفهوم آرم، یا از شعار و خط مشی شرکت بگویید. و یا عکس های غرفهای که قبلاً در اینترنت یافتهاید و مورد پسند شما بوده است را به طراح خود نشان دهید. در این صورت به آنها کمک می کنید تا بهتر بتوانند به ذهنیت شما نزدیک شوند. با این روش، در زمان برگزاری نمایشگاه از دیدن غرفه ی خود هیجانزده میشوید.
ولی اگر قبل از برگزاری نمایشگاه، طراحان شما دید شفاف و جامعی از آنچه شما میخواهید نداشته باشند حتی ممکن است نتیجه ی کار چیزی دور از انتظار شما باشد. و یا حتی بدتر از این! نتیجه ای کاملاً برعکسِ چیزی که میخواستهاید به شما ارائه شود. در این شرایط هر گونه تغییری برای شما شامل هزینههای اضافه بر سازمان خواهد بود.
گاهی پیش میآید که شما یک قرارداد غرفه نمایشگاهی را مینویسید اما کمی پس از آن به هر دلیلی مجبور به فسخ قرارداد میشوید. در قرارداد خود حتما به این نکته توجه کنید چرا که گاهی شرکتها طبق قرارداد، هنگام فسخ تنها ده درصد از مبلغ دریافتی را به شما بازمیگردانند و تمام خسارتهای مربوطه به عهده شخص فسخ کننده میباشد.
پس اگر از آمادگی خود برای شرکت در نمایشگاه اطمینان کافی ندارید حتما بند فسخ قرارداد را با دقت مطالعه کنید و آن درصد و احتمال کم را هم در نظر بگیرید که اگر مجبور به فسخ قرارداد شدید متحمل هزینه سنگینی نشوید.
توجه داشته باشید که شرکت غرفه سازی در قرارداد خود بندی را به عنوان حسن انجام کار، حتما قرار داده باشد. این گزینه یک فرصت بسیار خوب در اختیار شما قرار میدهد. اگر هنگام عقد قرارداد غرفه نمایشگاه شما کل مبلغ را به صورت یکجا پرداخت نمایید و شرکت مقابل در انجام تعهدات خود کوتاهی کند برای شما دردسر ساز خواهد شد.
اما بند حسن انجام کار به شما این امکان را می دهد تا در صورت وجود هر گونه مشکل بخشی از هزینه را نزد خود نگه دارید. تا در صورت بروز کم کاری، شرکت مقابل را موظف به رفع آن کنید. طبیعی است که پس از پایان کاملِ کار و کسب رضایت شما الباقی هزینه پرداخت می شود.
ممکن است در برگزاری غرفه خود نیاز به میز و صندلیهایی بیشتر از آنچه که به صورت کلی به هر غرفه اختصاص داده میشود داشته باشید. در این صورت باید حتما آن را قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاهی به اطلاع شرکت برگزارکننده برسانید تا در روز برگزاری نمایش دچار مشکل نشوید.
یادتان باشد در زمانی که برگزارکنندگان نمایشگاه، غرفهها را تحویل میدهند بهعلت ترافیک کاری و شلوغی محیط، ممکن است شما با مشکل جدی مواجه شوید. پس این هماهنگیها را در همان روز عقد قرارداد غرفه نمایشگاه انجام دهید.
قبلاز عقد قرارداد غرفه نمایشگاهی، البته نه تنها قرارداد با یک شرکت غرفهسازی، بلکه قبل از امضای هر قراردادی ده دقیقه زمان بگذارید و قرارداد را به صورت کامل و دقیق بخوانید. درباره هر بند یا تبصره که مفهوم آن را متوجه نشدید سوال بپرسید. و از هیچ بندی بدون درک کامل آن نگذرید.
گاهی یک قرارداد غرفه نمایشگاه را با عجله امضا میکنید و به جزئیاتی که در یک بند اشاره شده توجهی نمیکنید. ممکن است در همان یک بند اطلاعاتی باشد که مورد پسند و رضایت شما نباشد و پس از امضای قرارداد دیگر نمیتوانید آن را تغییر بدهید.
برای مثال ممکن است شما هیچ وقتی در شیفت صبح نداشته باشید. و روی فروش خود در شیفت شب و تا دیر وقت حساب باز کرده باشید. درحالیکه ساعت کاری نمایشگاه از نه صبح الی شش بعدازظهر ذکر شده باشد.
پس هیچ وقت عجله نکنید و به خود برای خواندن قرارداد غرفه نمایشگاه فرصت دهید.
سعی کنید همیشه از یک ماه یا حداقل دو هفته قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاهی آمادگی خود را برای شرکت در نمایشگاه بسنجید و امکانات خود را آماده و به روز کنید. چرا که از زمانی که قرارداد را امضا میکنید تا روز برگزاری نمایشگاه معمولاً فرصت کمی در اختیار دارید. ممکن است بهعلت ترافیک کاری و عجله ی زیاد نتیجه دلخواهتان را نگیرید. پس قبل از بستن قرارداد غرفه نمایشگاه از تمام آمادگیهای لازم برخوردار باشید و نسبت به همه شرایط اطمینان حاصل کنید.
برای مثال با اشخاصی که در غرفه ی شما حضور دارند همچون کارپرداز ها، طراحان و فروشنده ها جلسه بگذارید. اجناسی را که باید ارائه شود و آمادگی تمام گزینهها را بسنجید. سپس نسبت به بستن قرارداد غرفه نمایشگاهی اقدام کنید.
ممکن است کارت ویزیت شما هنوز آماده نشده باشد. در حالی که همهچیز در روز نمایشگاه عالی باشد اما شما کارتی نداشته باشید تا به مراجعین خود بدهید. تا بازدیدکنندگان بعد از برگزاری نمایشگاه هم با شما در ارتباط باشند و این برای اعتبارِ شما مسئله ی بسیار مهمی است. هیچ شرکتِ معتبری در روز برگزاری نمایشگاه آدرس ایمیل و شماره تلفنِ خود را روی کاغذهای کوچک یادداشت باعجله نمینویسد تا به دست مراجعین خود بدهد. این مسئله های کوچک برای اعتبار شما قضیه بسیار مهمی است. به آن بی توجه نباشید.
سعی کنید در روز نوشتن قرارداد غرفه نمایشگاهی، خودتان به عنوان مدیر یا شخص اول تصمیمگیرنده در محل شرکت غرفه سازی حضور داشته باشید. اما اگر به هر دلیلی مشغله دارید و نمیتوانید خود این امور را به عهده بگیرید، سعی کنید شخصی را که برای نوشتن قرارداد میفرستید، کاملاً نسبت به اهداف خود توجیه کنید. تا دچار دوگانگی نشوید. چرا که در نهایت آن کاغذ قرارداد غرفه نمایشگاه است که حرف اصلی و نهایی را میزند. چه توسط شما امضاء شده باشد چه توسط منشی شما یا یک کارگر ساده یا یک آدم بی سواد.
شرکت ایده سازان دهناد در حال حاضر یکی از بهترین شرکتهای فعال در زمینه غرفه سازی و برپایی غرفه های نمایشگاهی در حوزه های مختلف همچون فناوری اطلاعات و ارتباطات، صنایع تخصصی و… است.
شما می توانید همین حالا جهت سفارش ساخت غرفه و اطلاع از قیمت غرفه سازی و همچنین دریافت مشاوره توسط کارشناسان غرفه سازی دهناد با شماره های درج شده در سایت تماس بگیرید.
گاهی پیش میآید که شما یک قرارداد غرفه نمایشگاهی را مینویسید اما کمی پس از آن به هر دلیلی مجبور به فسخ قرارداد میشوید. در قرارداد خود حتما به این نکته توجه کنید چرا که گاهی شرکتها طبق قرارداد، هنگام فسخ تنها ده درصد از مبلغ دریافتی را به شما بازمیگردانند و تمام خسارتهای مربوطه به عهده شخص فسخ کننده میباشد.
پس اگر از آمادگی خود برای شرکت در نمایشگاه اطمینان کافی ندارید حتما بند فسخ قرارداد را با دقت مطالعه کنید و آن درصد و احتمال کم را هم در نظر بگیرید که اگر مجبور به فسخ قرارداد شدید متحمل هزینه سنگینی نشوید.
توجه داشته باشید که شرکت غرفه سازی در قرارداد خود بندی را به عنوان حسن انجام کار، حتما قرار داده باشد. این گزینه یک فرصت بسیار خوب در اختیار شما قرار میدهد. اگر هنگام عقد قرارداد غرفه نمایشگاه شما کل مبلغ را به صورت یکجا پرداخت نمایید و شرکت مقابل در انجام تعهدات خود کوتاهی کند برای شما دردسر ساز خواهد شد.
اما بند حسن انجام کار به شما این امکان را می دهد تا در صورت وجود هر گونه مشکل بخشی از هزینه را نزد خود نگه دارید. تا در صورت بروز کم کاری، شرکت مقابل را موظف به رفع آن کنید. طبیعی است که پس از پایان کاملِ کار و کسب رضایت شما الباقی هزینه پرداخت می شود.